1) La recerca és confiada al genealogista pel notari

Quan el notari té dubtes sobre la devolució successòria o no coneix la totalitat o part dels hereus, encarrega un genealogista per dur a terme la recerca i certificar la devolució successòria. La convenció del 19 de maig de 2015 entre el CONSEIL SUPÉRIEUR DU NOTARIAT i GÉNÉALOGISTES DE FRANCE (de la qual forma part el Grup Terquem i els seus diferents despatxos) estableix diverses situacions en què el genealogista pot ser mandat pel notari, entre elles: « - Quan el notari no coneix cap hereu. - Quan les seves pròpies recerques per identificar o localitzar els hereus no han donat resultat. - Quan no pot establir de manera completa la devolució successòria. - Quan coneix alguns hereus, però té dubtes sobre els seus drets, en funció de la informació o documents disponibles.. »

2) La recerca dels hereus per part del genealogista

El genealogista disposa de diverses fonts d’informació i documents per localitzar els hereus de la persona difunta. Es tracta d’una investigació detallada i minuciosa que requereix temps i precisió. La principal font d’informació són els registres de l’estat civil. Aquests documents contenen informació clau que es creua amb altres fonts, com ara testimonis, censos de població i arxius d’enregistrament. El genealogista té una obligació de mitjans, la qual cosa significa que ha de posar en marxa tots els recursos possibles per arribar al resultat esperat. A més, està assegurat en responsabilitat civil i en la gestió de fons per compte dels clients.

3) Comunicació amb els hereus

Quan el genealogista ha identificat i localitzat tots els hereus, els envia un contracte de revelació o de justificació de drets, en el qual es defineix la seva remuneració. Un cop tots els contractes han estat signats i retornats, el genealogista pot proposar als hereus la seva representació mitjançant un mandat específic. Més informació sobre aquest punt a la nostra secció de Preguntes Freqüents.

4) Dipòsit de la genealogia davant del notari

Quan el genealogista ha trobat i localitzat els hereus, organitza la seva representació i diposita al notari un quadre genealògic certificat que confirma la devolució de la successió. Aquest document conté tots els elements de l’estat civil i les dades de contacte dels hereus identificats. El genealogista assumeix la seva responsabilitat en el dipòsit de la devolució successòria.

5) Redacció dels actes pel notari

L’acta de notorietat successòria

Quan el genealogista lliura al notari tots els elements sobre els hereus, el notari redacta l’acte de notorietat. Aquest acte fixa la devolució de la successió, confirmant: La mort de la persona difunta. La qualitat i drets dels seus hereus. L’existència o absència d’un testament.

Inventari dels béns mobiliaris (si cal)

Aquest inventari té importància fiscal, ja que permet evitar l’aplicació del forfait mobiliari del 5% sobre el valor total del patrimoni. El notari realitza l’inventari amb la possible presència d’un comissari de subhastes o expert, així com dels hereus o els seus representants.

El certificat de propietat immobiliària (si cal)

El certificat de propietat immobiliària és l’acte pel qual la propietat dels béns immobles del difunt es transmet als seus hereus. Aquest acte és, per exemple, un pas previ indispensable per a la venda d’un bé immoble per part dels hereus.

La declaració fiscal de successió (com a màxim en 6 mesos des de la revelació a l’hereu) i el pagament dels drets sobre l’actiu abans del lliurament dels fons (si cal).

La declaració de successió constitueix la part fiscal de la successió. Detalla el conjunt dels actius i passius de la successió i permet determinar els eventuals drets de successió que els hereus deuen. Aquesta fotografia del patrimoni (a la data de la mort) s’ha de dipositar dins dels 6 mesos següents a la mort pels hereus coneguts i dins dels 6 mesos de la revelació de la successió pels hereus trobats pels nostres serveis. En cas contrari, l’administració fiscal pot aplicar interessos i penalitzacions per retard.

6) Gestion / vente des biens immobiliers (si besoin)

Le généalogiste dès lors qu’il est mandataire des héritiers se charge des démarches nécessaires à la vente des biens immobiliers compris dans la succession. Il obtient l’accord de tous sur un prix de vente, et mandate une ou plusieurs agences afin de trouver un acquéreur. Avant toute mise en vente, il est d’usage d’obtenir au moins deux estimations souvent réalisées par le Notaire ou deux agences immobilières différentes ou un rapport d’expertise en valeur vénale.

6) Gestió / venda dels béns immobles (si cal)

El genealogista, un cop és mandatari dels hereus, s’encarrega de les gestions necessàries per vendre els béns immobles inclosos a la successió. Obtindrà l’acord de tots sobre un preu de venda, i encarrega una o més agències per trobar un comprador. Abans de qualsevol venda, és habitual obtenir almenys dues valoracions realitzades pel notari o dues agències immobiliàries diferents o un informe d’expert en valor de mercat.

7) Repartiment entre els hereus segons els seus drets. Signatura prèvia d’un acord de repartiment.

Un cop els béns del difunt han estat liquidats, els comptes bancaris tancats i tot el passiu saldat, el notari envia al genealogista els fons a repartir (de vegades diferents dels imports declarats a la Declaració de successió) que té per compte dels hereus que representa. El genealogista elabora un compte que envia per aprovació a cadascun dels hereus i després abona a cadascú la part proporcional que li correspon.