Le principe

L’article 36 du 23 juin 2006 (entrée en vigueur le 1er janvier 2007) a instauré l’obligation pour le généalogiste d’être muni d’un mandat écrit avant d’entamer des recherches.

Cette règle n’est pas applicable dans le cadre des successions gérées par l’Administration Domaniale (succession dite « vacante »)

Les personnes pouvant saisir le généalogiste

« Toute personne qui a un intérêt direct et légitime à l’identification des héritiers ou au règlement de la succession » est habile à saisir un généalogiste.
Il s’agit en premier lieu des notaires, mais aussi des héritiers, des créanciers de la succession (syndic par exemple), …. La liste n’est pas exhaustive

La convention entre le Conseil Supérieur du Notariat et Généalogistes De France

Les objectifs de la convention

« En leur qualité d’officiers ministériels, les notaires sont chargés du règlement des successions en s’entourant de toutes les garanties nécessaires. Les généalogistes, saisis par les notaires, ont pour mission d’identifier les héritiers inconnus ou de certifier les droits de tous les héritiers dans les successions les plus complexes. Ils interviennent en France comme à l’étranger et concourent à la plus grande sécurité juridique des actes que les notaires ont la responsabilité d’établir. »

 Un premier partenariat signé en 2008 définissait le rôle des généalogistes mandatés par les notaires en vertu de l’article 36 de la loi du 23 juin 2006 sur les successions.

Dans le prolongement de celui-ci, la nouvelle convention de partenariat répond à plusieurs objectifs :

  • Préciser les situations dans lesquelles le notaire a recours à un généalogiste ;
  • garantir que le généalogiste accepte les dossiers présentés par le notaire, quel que soit le montant du patrimoine du défunt ou les difficultés de la recherche ;
  • Réaffirmer la nécessité de protéger les héritiers en assurant la sécurité juridique de leur patrimoine.

(Communiqué de presse commun du Conseil Supérieur du Notariat et de Généalogistes de France consultable en intégralité ici.

L’intérêt direct et légitime du notaire à missionner le généalogiste

Le notaire a bien un intérêt direct et légitime à missionner le généalogiste, même dans le cas où il n’est pas lui-même expressément mandaté ; une simple information administrative ou d’un voisin ou d’un héritier présomptif, relatif à l’ouverture d’une succession, lui permet de se considérer comme saisi.

La convention en date du 19 Mai 2015 indique que le notaire peut considérer avoir un intérêt direct et légitime dans les cas suivants :

« – Il est le notaire habituel du défunt ;

– Il est détenteur d’un testament d’un défunt ;

– Il est en charge de la succession, parce qu’il a été saisi par un héritier ou d’un mandataire à la protection des majeurs ;

– Il est averti du décès par un créancier, par le Maire de la Commune où s’est produit le décès, ou bien encore par le propriétaire du logement du défunt ou son voisin. »

Copie complète de la convention du 19 Mai 2015.

Les circonstances dans lesquelles le généalogiste peut être missionné

Cette convention n’indique pas les circonstances dans lesquelles le notaire aurait l’obligation de missionner un généalogiste, mais les circonstances nombreuses dans lesquelles le généalogiste a bien vocation à être missionné par le notaire :

«  Le notaire apprécie la nécessité d’avoir recours aux services d’un généalogiste successoral. Il pourra y avoir recours, notamment si :

– il ne connait aucun des héritiers ;

– ses propres recherches pour identifier ou localiser les héritiers sont demeurées infructueuses ;

– il n’est pas en mesure d’établir de manière exhaustive la dévolution successorale ;

– il connait des héritiers mais, il a un doute légitime sur leurs droits au regard des informations ou pièces qui lui ont été transmises ou qu’il a personnellement recueillies. »

La rédaction du mandat

Le mandat doit être :

– donné par écrit ;

– préciser le cadre de l’intervention du généalogiste ;

– Le notaire communiquera les actes et / ou pièces qu’il a en sa possession et qu’il estime utiles à l’accomplissement de la mission du généalogie.

 

Vous trouverez ci-après un exemple de mandat, que vous pouvez librement reproduire à l’effet de nous confier un dossier.

Exemple de mandat

L’étude de Maître …………, dont l’étude est sise à …………,

Charge le Cabinet Généalogique des Pyrénées, domicilié à ………… (Indiquer le lieu de la succursale concernée), d’effectuer la recherches des héritiers de décédé(e) le ………… à …………,

Ainsi le mandate pour obtenir la copie intégrale des actes d’état-civil, en qualité de mandataire des personnes concernées et agissant dans l’intérêt d’une personne habilitée par la loi à obtenir un tel document (articles 6 et 7 du décret n°97-852 du 16 Septembre 1997 et modifiant le décret n° 62-921 du 3 Août 1962) étant dispensé d’indiquer la filiation desdites personnes, en raison de l’impossibilité de la reconnaître (instruction n° 197-5 du 11 Mai 1999 – Journal Officiel du 28 Juillet 1999).

 

Fait à …………

Le …………

Les éléments à communiquer au généalogiste

Le notaire peut nous communiquer tous les éléments qu’il a en sa possession sachant que les plus importants pour ouvrir notre dossier seront bien évidemment, outre le mandat, l’acte de décès et le relevé du Fichier Central des Dernières Volontés et, si possible s’il y a lieu, le livret de famille du défunt et des membres connus de la famille.

Les numéros de téléphone des proches et membres connus de la famille sont aussi de nature a aider le généalogiste dans ses recherches.

Le modèle de mandat préconisé par le Conseil Supérieur du Notariat

Vous trouverez via ce lien le modèle de mandat préconisé par le Conseil Supérieur du notariat.