1) La recherche est confiée au généalogiste par le notaire

Le Notaire lorsqu’il a un doute sur la dévolution ou bien qu’il ne connaît pas tout ou partie des héritiers dans une succession, mandate un Généalogiste afin de mener les recherches et lui certifier ladite dévolution.

La convention du 19 Mai 2015 entre le CONSEIL SUPERIEUR DU NOTARIAT et GENEALOGISTES DE FRANCE (dont fait partie le Groupe Terquem et ses différents cabinets) indique les circonstances nombreuses dans lesquelles le généalogiste a vocation à être missionné par le notaire, notamment :

« Le notaire apprécie la nécessité d’avoir recours aux services d’un généalogiste successoral. Il pourra y avoir recours, notamment si :

– il ne connait aucun des héritiers ;

– ses propres recherches pour identifier ou localiser les héritiers sont demeurées infructueuses ;

– il n’est pas en mesure d’établir de manière exhaustive la dévolution successorale ;

– il connait des héritiers mais, il a un doute légitime sur leurs droits au regard des informations ou pièces qui lui ont été transmises ou qu’il a personnellement recueillies. »

2) La recherche des héritiers par le généalogiste

Le Généalogiste dispose de nombreuses sources et documents afin de rechercher les héritiers de la personne décédée.

C’est un véritable travail d’enquête long et minutieux qui est mené.

La principale source d’information reste les actes de l’état civil.

Ces actes contiennent de nombreuses informations qui sont exploitées par les chercheurs et recoupées avec éventuellement des témoignages et d’autres bases de données comme par exemple les recensements de population ou bien encore les archives de l’enregistrement.

On rappellera que le généalogiste a une obligation de moyens (mettre tous les moyens possibles pour arriver au résultat recherché) et qu’il est assuré à ce titre en responsabilité civile et en détention des fonds pour le compte des clients.

3) La communication faite aux héritiers.

Une fois que le Généalogiste a identifié et localisé l’ensemble des héritiers, il leur adresse un contrat de révélation ou de justification de droits qui fixe le montant de sa rémunération.

Dès lors que les contrats ont été retournés au cabinet généalogique, il propose aux héritiers de les représenter dans le cadre d’un mandat spécifique.

Vous trouverez plus d’informations sur ces points dans notre Foire aux Questions.

4) Le dépôt de la généalogie auprès du Notaire

Le Généalogiste, une fois qu’il a retrouvé l’héritier, le localise et organise la représentation de l’ensemble des héritiers ; il dépose notamment chez le Notaire un tableau Généalogique certifiant la dévolution de la succession.

Ce tableau comprend l’ensemble des éléments d’état civil ainsi que les coordonnées des héritiers retrouvés.

Le Généalogiste engage sa responsabilité lors du dépôt de la dévolution.

5) La rédaction des actes par le Notaire :

L’acte de notoriété successorale

Une fois que le Généalogiste a remis au Notaire l’ensemble des éléments concernant les héritiers, ce dernier rédige l’acte de notoriété auquel sera annexé le tableau généalogique certifié.

Cet acte fixe la dévolution de la succession.

Il constate le décès de la personne et la qualité de ses héritiers.

Il mentionne également la présence ou l’absence de testament.

L’inventaire des biens mobiliers (si besoin)

L’inventaire du mobilier a notamment un intérêt fiscal.

Il permet d’éviter l’application du forfait mobilier égal à 5% de la valeur de l’ensemble des biens du défunt ;

Le Notaire procède à l’inventaire, éventuellement en présence d’un commissaire-priseur ou d’un expert avec la présence ou la représentation des héritiers.

L’attestation de propriété immobilière (en tant que de besoin)

L’attestation de propriété immobilière est l’acte par lequel la propriété des biens immobiliers du défunt est transmise à ses héritiers.

Cet acte est par exemple un préalable indispensable à toute mise en vente d’un bien immobilier par les héritiers.

La déclaration fiscale de succession (dans les 6 mois au plus tard de la révélation qui est faite à l’héritier) et le paiement des droits sur l’actif avant remise des fonds (si besoin).

La déclaration de succession constitue le volet fiscal de la succession.

Elle détaille l’ensemble des forces actives et passives de la succession et permet de déterminer les éventuels droits de succession dus par les héritiers.

Cette photographie du patrimoine (au jour du décès) doit être déposée dans les 6 mois du décès pour les héritiers connus et dans les 6 mois de la révélation de la succession pour les héritiers retrouvés par nos services.

A défaut, l’administration fiscale est en mesure d’appliquer des intérêts et pénalités de retard.

6) Gestion / vente des biens immobiliers (si besoin)

Le généalogiste dès lors qu’il est mandataire des héritiers se charge des démarches nécessaires à la vente des biens immobiliers compris dans la succession.

Il obtient l’accord de tous sur un prix de vente, et mandate une ou plusieurs agences afin de trouver un acquéreur.

Avant toute mise en vente, il est d’usage d’obtenir au moins deux estimations souvent réalisées par par le Notaire ou deux agences immobilières différentes ou un rapport d’expertise en valeur vénale.

7) Répartition aux héritiers en proportion de leurs droits. Signature préalable d’un accord de répartition.

Une fois que les biens du défunt ont été liquidés, les comptes bancaires clôturés, et l’ensemble du passif acquitté, le Notaire adresse au Généalogiste les fonds à partager (parfois différents des montants de la Déclaration de succession) qu’il détient pour le compte des héritiers qu’il représente.

Le Généalogiste établit un compte qu’il adresse pour accord à chacun des héritiers puis verse à chacun la quote-part des sommes lui revenant.